Posso assumere dipendenti se sono in regime forfettario? Ecco cosa cambia (anche per le tasse)

Il lavoro cresce, i clienti aumentano e a un certo punto ti chiedi: posso farmi aiutare da qualcuno senza perdere i vantaggi del forfettario? La risposta è sì, puoi assumere. Ma prima di firmare un contratto è giusto sapere tre cose: c'è un limite di spesa da rispettare, il costo del personale non riduce le tasse come magari immagini, e da datore di lavoro hai alcuni obblighi in più. Vediamoli con calma, senza ansia.

Sì, puoi assumere: ma c'è un tetto di spesa da non superare

Il regime forfettario non vieta di avere dipendenti o collaboratori. Esiste però un limite preciso tra le condizioni di accesso e permanenza nel regime: le spese sostenute per lavoro dipendente, lavoro accessorio, collaboratori (anche a progetto) e compensi erogati in associazione in partecipazione con apporto di solo lavoro non possono superare complessivamente 20.000 euro lordi all'anno.

Qualche punto da tenere a mente:

• il limite si verifica sull'anno precedente: se nel 2026 superi i 20.000 euro, non esci dal forfettario subito, ma dal 2027;
• nel conteggio rientrano anche eventuali compensi corrisposti a familiari che lavorano con te nell'impresa familiare;
• se hai più attività con codici ATECO diversi, il tetto resta unico e si somma su tutto.

Finché resti sotto questa soglia, puoi assumere un dipendente, un collaboratore o farti aiutare in modo stabile senza problemi di accesso al regime.

Il costo del personale non abbassa le tasse che paghi

Qui arriva il punto che genera più confusione, e che vale la pena chiarire subito: nel forfettario non deduci i costi uno per uno come in un regime ordinario. Il reddito imponibile si calcola applicando al fatturato un coefficiente di redditività fisso, stabilito in base al tuo codice ATECO, che rappresenta già in modo forfettario "quanto costa" lavorare in quel settore.

Facciamo un esempio con un coefficiente di redditività del 78%, quello previsto per molte attività professionali, scientifiche e tecniche:

• fatturi 40.000 euro in un anno;
• il tuo reddito imponibile è 40.000 × 78% = 31.200 euro, a prescindere da quanto hai speso davvero;
• se durante l'anno assumi un collaboratore pagandolo 8.000 euro lordi, quella spesa non riduce i 31.200 euro su cui calcoli le imposte.

Il motivo è semplice: il coefficiente di redditività ha già "assorbito" dentro di sé una stima dei costi, personale compreso. Significa che, dal punto di vista strettamente fiscale, assumere non ti fa risparmiare imposte come accadrebbe nel regime ordinario. Non è uno svantaggio nascosto: è il meccanismo stesso del forfettario, pensato per essere semplice. Ma è importante saperlo prima di fare i conti su quanto "ti costa davvero" un nuovo collaboratore.

Diventi sostituto d'imposta: cosa significa in pratica

Dal 2019 chi è in regime forfettario e paga compensi a dipendenti o collaboratori deve agire come sostituto d'imposta, esattamente come un'azienda in regime ordinario. In concreto significa:

• trattenere la ritenuta IRPEF sulla busta paga del dipendente o sul compenso del collaboratore;
• versarla con il modello F24 entro il 16 del mese successivo al pagamento;
• rilasciare ogni anno la Certificazione Unica (CU) a chi hai pagato;
• presentare il modello 770 per riepilogare le ritenute operate nell'anno.

Sono adempimenti che richiedono attenzione e scadenze fisse, molto diversi da quelli a cui sei abituato come forfettario "puro" (niente IVA, niente liquidazioni periodiche). Per questo motivo, se stai per assumere, è quasi sempre una buona idea farti affiancare da un consulente del lavoro per la gestione delle buste paga e da un commercialista per la parte fiscale: sono due figure diverse, con competenze diverse, e insieme ti tolgono gran parte del pensiero.

Non dimenticare i contributi e gli altri obblighi da datore di lavoro

Oltre alla parte fiscale, assumere personale comporta anche:

• l'iscrizione come datore di lavoro presso INPS e, se previsto dall'attività, INAIL;
• il versamento dei contributi previdenziali e assicurativi sulle retribuzioni;
• un contratto di lavoro regolare, con inquadramento e CCNL di riferimento;
• la gestione ordinaria del rapporto di lavoro (ferie, permessi, TFR maturato).

Sono tutti aspetti che restano gli stessi indipendentemente dal tuo regime fiscale: dal punto di vista del diritto del lavoro, un forfettario che assume è un datore di lavoro a tutti gli effetti.

Quando ha senso assumere, allora?

Se il motivo per cui vuoi assumere è "risparmiare sulle tasse", il forfettario non ti aiuta in questo senso: la convenienza va cercata altrove. Ha senso assumere quando il carico di lavoro è reale e stabile, quando delegare ti permette di seguire più clienti o progetti più grandi, e quando hai già verificato che i 20.000 euro di spesa annua restano un tetto sufficiente per le tue esigenze. Se invece prevedi di superarlo stabilmente, è il momento di valutare con calma, insieme al tuo commercialista, se restare nel forfettario sia ancora la scelta più adatta alla tua attività.

Checklist veloce prima di assumere

• Stima la spesa lorda annua per dipendenti, collaboratori e lavoro accessorio: resta sotto i 20.000 euro?
• Metti in conto che quella spesa non ridurrà il tuo reddito imponibile forfettario.
• Organizza fin da subito la gestione delle ritenute IRPEF (F24, CU, modello 770).
• Valuta un consulente del lavoro per buste paga e contratti.
• Tieni d'occhio anche la soglia degli 85.000 euro di fatturato, che resta indipendente da questo tetto.

Ogni attività ha le sue particolarità, soprattutto quando si parla di impresa familiare, collaboratori occasionali o CCNL specifici: per una valutazione sul tuo caso, soprattutto se la situazione è complessa, affidati sempre a un consulente fiscale o del lavoro di fiducia. Forfee ti aiuta a tenere tutto in ordine ogni giorno, ma non sostituisce una consulenza personalizzata nei casi più delicati.

Fonti ufficiali

• Legge 23 dicembre 2014, n. 190, art. 1, commi 54-89 — Normattiva
• Regime forfetario: che cos'è — Agenzia delle Entrate