Pagamenti tracciabili obbligatori dal 2025: riguardano anche chi è in regime forfettario?

Hai letto in giro che dal 2025 c'è un nuovo obbligo di pagamenti tracciabili per le partite IVA e ti stai chiedendo se riguarda anche te, che sei in regime forfettario? La risposta breve è: nella maggior parte dei casi no, e qui vediamo perché, senza bisogno di cambiare nessuna delle tue abitudini.

Cosa prevede davvero la norma sui pagamenti tracciabili

Dal 1° gennaio 2025, la Legge di Bilancio 2025 (Legge n. 207/2024) ha esteso anche a imprese e professionisti una regola già in vigore per molte detrazioni delle persone fisiche: alcune spese sono deducibili dal reddito solo se pagate con strumenti tracciabili, come bonifico, carta di credito o debito, assegno o gli altri sistemi di pagamento previsti dalla legge.

Le categorie di spesa coinvolte sono principalmente:

• le spese di trasferta e trasporto, come vitto, alloggio e viaggio, quando vengono riaddebitate analiticamente al committente;
• i rimborsi spese a piè di lista riconosciuti a dipendenti o a collaboratori per le loro trasferte;
• le spese di pubblicità, propaganda e rappresentanza disciplinate dall'articolo 108 del TUIR.

Se una di queste spese viene pagata in contanti, semplicemente non è più deducibile dal reddito imponibile. Non sono previste sanzioni aggiuntive: si perde solo il beneficio della deduzione.

Perché, se sei forfettario, questa regola non cambia le tue tasse

Il punto chiave è come funziona il calcolo delle imposte nel regime forfettario. Tu non deduci le spese che sostieni una per una, analizzando ricevute e fatture: il tuo reddito imponibile si calcola applicando un coefficiente di redditività fisso al tuo fatturato, in base al codice ATECO. Le uniche spese che riducono davvero il tuo imponibile sono i contributi INPS versati.

Questo significa che la nuova regola sulla tracciabilità, pensata per chi deduce i costi effettivi (regime ordinario, semplificato, società), nel tuo caso non ha alcun effetto pratico sul calcolo delle tasse.

Facciamo un esempio concreto. Sei una consulente con coefficiente di redditività al 67% e fatturi 30.000€ in un anno. Il tuo reddito imponibile, prima dei contributi INPS, è sempre 30.000 × 67% = 20.100€, sia che tu abbia pagato una trasferta di lavoro in contanti sia che l'abbia pagata con la carta. Per un professionista in regime ordinario, invece, quella stessa spesa pagata in contanti non sarebbe deducibile e farebbe salire l'imponibile.

L'unica situazione in cui vale la pena pagare comunque in modo tracciabile

C'è un caso in cui, anche da forfettario, può convenirti tenere il bonifico o la carta come abitudine: quando riaddebiti analiticamente delle spese di trasferta a un cliente che è un'azienda o un professionista in regime ordinario. In quel caso è il tuo cliente che, per dedurre quella spesa a sua volta, potrebbe chiederti di dimostrare come è stata pagata la spesa originale (per esempio l'albergo o il treno). Conservare ricevute e usare mezzi tracciabili ti evita di dover rincorrere documenti più avanti o di dover rinegoziare una fattura già emessa.

Un'altra regola, distinta da questa e che vale per chiunque indipendentemente dal regime fiscale, è il limite generale ai pagamenti in contanti: dal 1° gennaio 2023 la soglia è di 5.000€ per singola operazione tra soggetti diversi, e resta tale anche nel 2026. Se un cliente vuole pagarti una fattura di importo pari o superiore in contanti, non è consentito: serve comunque un bonifico, una carta o un altro strumento tracciabile, a prescindere dalla deducibilità delle spese.

Un cenno al collegamento POS-registratore di cassa dal 2026

Sempre la Legge di Bilancio 2025 ha introdotto, dal 1° gennaio 2026, l'obbligo di collegare il POS al registratore telematico per chi emette corrispettivi, in modo che i pagamenti elettronici vengano trasmessi automaticamente insieme agli scontrini. Questo riguarda soprattutto chi vende a privati con scontrino elettronico (negozi, attività al pubblico), non chi emette solo fatture elettroniche B2B o verso privati senza registratore di cassa. Se emetti solo fatture, questa novità non ti tocca.

Checklist: cosa ricordare

• Se sei forfettario, la regola sulla deducibilità condizionata ai pagamenti tracciabili (dal 2025) non modifica il tuo calcolo delle imposte, perché non deduci spese analitiche ma applichi un coefficiente fisso.
• Il limite generale di 5.000€ ai pagamenti in contanti resta valido per tutti, forfettari compresi, e riguarda gli incassi dai tuoi clienti.
• Se riaddebiti spese di trasferta a clienti in regime ordinario, conviene comunque pagarle con mezzi tracciabili e conservare le prove, per non creare problemi al cliente in fase di deduzione.
• L'obbligo di collegamento POS-registratore dal 2026 riguarda chi emette corrispettivi, non chi fattura solo elettronicamente.
• Tieni sempre fatture e ricevute delle spese, anche se non incidono sul calcolo delle tue tasse: ti servono per la tua contabilità e in caso di controlli.

Questa è una panoramica generale pensata per orientarti senza ansia tra le novità fiscali. Per situazioni più complesse, come rapporti con clienti esteri, collaborazioni con rimborsi analitici frequenti o passaggi di regime, Forfee non sostituisce una consulenza fiscale personalizzata: in questi casi parlane con un commercialista.

Fonti ufficiali

• Legge 23 dicembre 2014, n. 190, art. 1, commi 54-89 — Normattiva
• Regime forfetario: che cos'è — Agenzia delle Entrate