Fattura elettronica anche ai clienti privati: è davvero obbligatoria se sei forfettario?

Hai appena emesso una fattura a un cliente privato, senza partita IVA, e ti sei chiesto se dovevi farla in formato elettronico oppure no. È un dubbio comune, soprattutto se hai aperto la partita IVA di recente o se hai sempre lavorato con pochi clienti occasionali. La risposta è semplice, ma vale la pena chiarirla bene: oggi, se sei in regime forfettario, la fattura elettronica è obbligatoria per qualsiasi cliente, anche se è un privato e anche se fatturi poco.

Perché nasce questo dubbio

Fino a qualche anno fa le cose stavano diversamente. Fino al 30 giugno 2022 tutti i forfettari erano esonerati. Poi, fino al 31 dicembre 2023, l'esonero è rimasto solo per chi aveva ricavi o compensi dell'anno precedente fino a 25.000 €. Questi forfettari erano esonerati dall'obbligo di fattura elettronica e potevano continuare a emettere fatture in formato cartaceo o PDF semplice, sia ai privati che alle aziende.

Per questo motivo, se hai sentito parlare di questa regola da un collega, da un vecchio articolo online o semplicemente te la ricordi da quando hai aperto la partita IVA, è normale pensare che valga ancora. Ma non è più così.

Oggi la fattura elettronica riguarda tutti i forfettari, senza eccezioni di fatturato

Dal 1° gennaio 2024 l'obbligo di fattura elettronica è stato esteso a tutti i contribuenti in regime forfettario, indipendentemente da quanto hanno fatturato l'anno prima. Non esiste più nessuna soglia che ti esenta: che tu fatturi 3.000 € o 70.000 € all'anno, la regola è la stessa.

E vale anche per il tipo di cliente. La fattura elettronica non serve solo per documentare operazioni verso aziende o verso la Pubblica Amministrazione: devi emetterla anche quando il tuo cliente è un privato, un consumatore finale senza partita IVA. In pratica, se fai un lavoro per un'azienda o per una persona che vuole semplicemente ristrutturare il bagno, il documento che devi emettere è lo stesso: una fattura elettronica trasmessa tramite il Sistema di Interscambio (SDI).

Come si compila la fattura elettronica per un cliente privato

Cambiano pochi campi rispetto a un cliente con partita IVA:

• Codice destinatario "0000000" (sette zeri), perché il privato di solito non ha un codice destinatario né una PEC per le fatture.
• Codice fiscale del cliente al posto della partita IVA, insieme a nome, cognome e indirizzo.
• Copia di cortesia: consegni al cliente un PDF o una stampa della fattura. Il privato può comunque trovare l'originale nella sua area riservata del sito dell'Agenzia delle Entrate.
• Marca da bollo da 2 € se l'importo supera 77,47 €, come per qualsiasi altra fattura del forfettario.

Le uniche eccezioni rimaste

Ci sono due situazioni particolari in cui la fattura elettronica non si applica, ma riguardano casi specifici, non il fatto di avere pochi clienti o un fatturato basso:

• Prestazioni sanitarie verso privati: se svolgi un'attività per cui sei tenuto a trasmettere i dati al Sistema Tessera Sanitaria (penso a diverse professioni dell'ambito sanitario), per quelle prestazioni non emetti fattura elettronica, per evitare che i dati sanitari del paziente passino due volte attraverso sistemi diversi.
• Operazioni con clienti esteri: se fatturi a un cliente non residente in Italia, non sei obbligato a usare lo SDI per la fattura. Però i dati dell'operazione vanno comunicati all'Agenzia delle Entrate (il cosiddetto esterometro). Dal 2022 questa comunicazione passa anch'essa dallo SDI, in formato XML, e per questo molti scelgono di emettere comunque la fattura elettronica con codice destinatario "XXXXXXX". Se lavori spesso con clienti stranieri, è un tema che vale la pena approfondire a parte.

Fuori da questi due casi, per qualsiasi cliente italiano, privato o azienda che sia, la fattura elettronica è la regola.

Un esempio pratico

Sei un grafico freelance in regime forfettario. Questo mese hai due clienti: un'agenzia di comunicazione che ti commissiona un progetto di branding da 1.200 €, e un conoscente che ti chiede di disegnargli il logo per la sua associazione sportiva, per 150 €, pagandoti in contanti alla consegna del lavoro.

Anche se il secondo cliente è un privato, paga in contanti e l'importo è piccolo, la fattura che emetti per quei 150 € deve essere una fattura elettronica, trasmessa tramite SDI, esattamente come quella per l'agenzia. E, visto che supera 77,47 €, anche questa fattura vuole il bollo da 2 €. Cambia solo il codice destinatario da inserire (userai i sette zeri, dato che il tuo conoscente non ha un codice destinatario), ma il formato e l'obbligo sono identici.

Domande frequenti

Se il cliente privato non vuole la fattura elettronica, posso fargliela in PDF?

No. Il PDF può essere solo la copia di cortesia. La fattura valida è quella trasmessa allo SDI.

Serve il codice fiscale del privato?

Sì. Senza codice fiscale la fattura non identifica il cliente e lo SDI può scartarla.

Cosa succede se emetto una fattura cartacea a un privato?

Per il fisco è come se non l'avessi emessa. Puoi rimediare inviando la fattura elettronica il prima possibile, con eventuale ravvedimento operoso per ridurre la sanzione.

Checklist: cosa ricordare

• Dal 2024 non esiste più nessuna soglia di fatturato che esonera un forfettario dalla fattura elettronica.
• L'obbligo vale per qualsiasi cliente: azienda, Pubblica Amministrazione o privato senza partita IVA.
• Per i clienti privati inserisci il codice fiscale, usi il codice destinatario "0000000" e consegni comunque una copia leggibile della fattura.
• Le eccezioni reali sono solo due: prestazioni sanitarie comunicate al Sistema Tessera Sanitaria e, con regole diverse, le operazioni con clienti esteri.
• Usare un software che genera e invia la fattura elettronica in automatico (come fa Forfee) ti evita di sbagliare codice destinatario o di dimenticarti di consegnare la copia al cliente.

Questo articolo ha uno scopo informativo generale e non sostituisce una consulenza fiscale personalizzata. Se la tua attività riguarda l'ambito sanitario, lavori spesso con clienti esteri o hai una situazione fuori dall'ordinario, parlane con un professionista o valuta una consulenza dedicata prima di decidere come gestire la fatturazione.

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Fonti ufficiali

• Fatturazione elettronica — Agenzia delle Entrate
• Regime forfetario: le regole — Agenzia delle Entrate